AVIS DE CONFIDENTIALITE - RGPD DES CANDIDATS

I. Objet et champ d’application

RGIS Spécialistes en inventaire (ci-après « la Société ») agit en qualité de Responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données personnelles (RGPD).

Le présent avis a pour objet d’informer les candidats sur la manière dont la Société collecte, traite et conserve les données personnelles dans le cadre du processus de recrutement, et sur leurs droits, tout en encadrant strictement les obligations de la Société.

Cet avis s’applique à l’ensemble des candidats postulant à tout poste au sein de la Société, qu’il s’agisse d’un emploi salarié, d’un contrat temporaire ou d’une mission de prestation

 

II. Sur les principes de protection des données et traitement licite

La Société s’engage à respecter strictement les principes suivants :

1. Licéité, loyauté et transparence : le traitement de vos données personnelles est fondé sur un intérêt légitime de la Société, sur l’exécution de mesures précontractuelles ou sur votre consentement explicite lorsque requis.
2. Finalités limitées : vos données ne sont collectées que pour les besoins du recrutement et ne sont pas utilisées à d’autres fins.
3. Minimisation et pertinence : seules les informations strictement nécessaires au processus de recrutement sont collectées.
4. Exactitude et mise à jour : les informations doivent être exactes et complètes ; toute inexactitude ou omission peut affecter l’examen de votre candidature.
5. Durée de conservation limitée : vos données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la gestion du recrutement ou conformément à la réglementation applicable.
6. Sécurité : la Société prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute perte, divulgation ou traitement non autorisé.

La Société se réserve le droit de modifier ou d’adapter les traitements si la réglementation applicable ou ses intérêts légitimes l’exigent, dans le strict respect du RGPD.

 

III. Sur la nature des données personnelles traitées

Dans le cadre de votre candidature, nous pouvons collecter, stocker et utiliser les catégories de données personnelles suivantes :

1. Données d’identification et informations professionnelles

• Les informations que vous nous transmettez dans votre curriculum vitae, votre lettre de motivation ou tout autre document similaire.
• Les données fournies dans le formulaire de candidature, notamment : nom, prénom, civilité, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, date de naissance, sexe, parcours professionnel, formations et qualifications.
• Les informations recueillies au cours des entretiens, échanges ou évaluations réalisées dans le cadre du processus de recrutement.
• Les résultats d’éventuels tests ou évaluations professionnelles.

2. Données sensibles (catégories particulières)

Dans certains cas strictement définis, nous pouvons être amenés à traiter des données relevant de catégories particulières au sens de l’article 9 du RGPD, lorsqu’elles sont indispensables au regard de la réglementation applicable ou pour l’évaluation de votre aptitude à occuper certains postes.

Il peut notamment s’agir de :

• Données relatives à la santé, exclusivement dans le cadre de l’évaluation de l’aptitude médicale réalisée par la médecine du travail, conformément aux obligations légales.

Le traitement de ces données repose sur les bases légales suivantes :

• Article 9.2.b du RGPD : obligations en matière de droit du travail et de sécurité sociale ;
• Article 9.2.h du RGPD : traitement nécessaire à des fins de médecine du travail.

Ces informations ne sont traitées que par des professionnels habilités ou soumis au secret professionnel

3. Données relatives aux condamnations pénales et infractions

Nous pouvons également être amenés à traiter des données relatives à des condamnations pénales ou à des infractions, dans les seuls cas où :

• La loi l’autorise expressément,
• Et où ces vérifications sont strictement nécessaires pour l’exercice de certaines fonctions présentant des exigences particulières en matière de sécurité, de confiance ou de responsabilité.

Le traitement de ces données est effectué conformément à l’article 10 du RGPD et aux dispositions légales applicables.

  

IV. Sur les sources de collecte des données personnelles

Nous recueillons des renseignements personnels — y compris, le cas échéant, des renseignements de nature sensible — relatifs aux candidats auprès des sources suivantes :

• Directement auprès de vous, dans le cadre de votre candidature et des échanges que nous pourrions avoir (formulaires, CV, entretien, tests éventuels, documents justificatifs, etc.).
• Par l’intermédiaire d’agences de recrutement ou de prestataires dûment mandatés, lorsque cela s’inscrit dans le processus de sélection.
• Auprès des personnes que vous avez désignées comme références professionnelles, uniquement après vous en avoir informé et dans le respect de la réglementation applicable.

 

V. Finalités et bases légales du traitement des données

Nous utiliserons les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet pour les finalités suivantes :

• Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude à occuper le poste visé
• Réaliser des vérifications d’antécédents et de références, lorsque cela est pertinent et conforme à la réglementation.
• Assurer la communication avec vous tout au long du processus de recrutement.
• Constituer et tenir à jour les dossiers liés à nos procédures d’embauche.
• Respecter nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles, notamment en matière de lutte contre les discriminations, de transparence et de conformité.

Le traitement de vos données personnelles s’appuie sur notre intérêt légitime à évaluer l’adéquation de votre profil avec le poste à pourvoir et à mener à bien le processus de sélection. Il repose également, le cas échéant, sur la nécessité d’exécuter des mesures précontractuelles prises à votre demande en vue de la conclusion éventuelle d’un contrat de travail.

Après réception de votre CV, de votre lettre de motivation et/ou de votre formulaire de candidature (ainsi que, pour certains postes, des résultats d’évaluations éventuelles), nous analysons ces éléments afin de déterminer si vous remplissez les critères essentiels pour être présélectionné. Si tel est le cas, nous évaluons ensuite la pertinence de votre candidature en vue d’un entretien.

En cas de convocation à un entretien, les informations que vous nous fournirez lors de celui-ci seront prises en compte pour décider d’une éventuelle proposition de poste.

Si nous envisageons de vous recruter, nous procéderons alors aux références et vérifications complémentaires nécessaires, et ce, avant de confirmer votre embauche ou d’y subordonner la confirmation, sous réserve de résultats satisfaisants.

 

VI. Sur l’obligation de fournir certaines données personnelles

À défaut de fournir les informations nécessaires à l’instruction de votre demande (telles que les justificatifs relatifs à vos qualifications ou à votre expérience professionnelle), nous ne serons pas en mesure de l’examiner et de la traiter favorablement.

 

VII. Sur l’absence de décisions individuelles automatisées

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), vous ne ferez l’objet d’aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative qui serait fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

Toute décision susceptible d’avoir une incidence importante sur votre situation fera l’objet d’une intervention humaine, garantissant :

• Un examen individuel et contextualisé de votre dossier,
• La possibilité d’exprimer votre point de vue,
• Et le droit de demander une révision de la décision.

Aucun profilage automatisé au sens du RGPD n’est effectué. Les éventuels tests ou évaluations peuvent éclairer la décision, mais ne déterminent jamais seuls l’issue de la candidature.

 

VIII. Partage des données

Sur la communication de vos données personnelles à des tiers autorisés

Nous pouvons être amenés à communiquer certains de vos renseignements personnels à des prestataires de services externes ou à d’autres entités du groupe, lorsque cela est nécessaire à l’exécution de nos obligations ou à la réalisation de finalités clairement déterminées.

Les catégories de destinataires suivantes sont concernées :

• Prestataires de solutions de gestion du recrutement (ATS) et d’hébergement informatique,
• Cabinets de recrutement mandatés,
• Prestataires chargés de tests ou d’évaluations professionnelles,
• Experts-conseils intervenant dans le cadre du processus de sélection,
• Services internes du Groupe RGIS impliqués dans la prise de décision,
• Médecine du travail pour l’évaluation de l’aptitude médicale lorsque la loi le prévoit.

Tous ces destinataires agissent dans le cadre d’un engagement strict de confidentialité et conformément au RGPD.

L’ensemble de ces tiers est soumis à une obligation stricte de confidentialité et doit mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la protection de vos données personnelles, conformément à la législation applicable et à nos propres politiques internes.

Ces tiers ne sont en aucun cas autorisés à utiliser vos renseignements personnels pour leurs besoins propres. Ils ne les traitent qu’aux fins spécifiquement définies, dans le cadre d’un contrat ou d’instructions documentées que nous leur fournissons.

À ce jour, aucun transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l’EEE n’est réalisé dans le cadre du processus de recrutement.

 

• Sur la sécurisation des données

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de prévenir toute perte, altération, divulgation ou consultation non autorisée de vos renseignements personnels. L’accès à ces données est strictement limité aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui doivent en disposer dans le cadre de leurs fonctions. Ces personnes sont tenues de traiter vos renseignements personnels uniquement sur la base de nos instructions et sont soumises à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité.

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur ces mesures en nous contactant à l’adresse suivante : privacy@rgis.com.

Par ailleurs, nous avons établi des procédures internes de gestion des incidents afin de traiter toute violation, avérée ou présumée, de la sécurité des données. Lorsque la loi l’exige, nous notifierons toute violation pertinente aux autorités de contrôle compétentes ainsi qu’aux personnes concernées.

• Sur la conservation des données

Nous conserverons vos renseignements personnels pendant une durée de six mois à compter de la communication de notre décision concernant votre candidature, qu’elle soit positive ou négative. Cette période de conservation nous permet, le cas échéant, de démontrer que le processus de recrutement a été conduit de manière équitable, transparente et non discriminatoire, notamment en cas de contestation ou de réclamation.

À l’issue de cette période, vos renseignements personnels seront supprimés ou anonymisés de manière sécurisée, conformément aux exigences légales et à nos politiques internes de gestion des données.

Si nous envisageons de conserver votre dossier au-delà de cette durée, en raison de potentielles opportunités futures susceptibles de correspondre à votre profil, nous solliciterons au préalable votre consentement explicite pour une conservation prolongée de vos renseignements personnels, pour une durée déterminée et clairement définie.

• Droits d’accès, de rectification, d’effacement et de restriction
• a. Vos droits en matière d’informations personnelles

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez, dans certaines circonstances, des droits suivants :

• Droit d’accès : Vous pouvez demander à obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et vérifier que leur traitement est conforme à la loi.
• Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de toute information incomplète ou inexacte vous concernant.
• Droit à l’effacement : Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsqu’il n’existe plus de raison légitime de les traiter. Ce droit s’applique également si vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement.
• Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles fondé sur notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers) lorsque votre situation particulière le justifie. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct.
• Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez demander la suspension temporaire du traitement de vos données personnelles, par exemple pour vérifier leur exactitude ou la légitimité du traitement.
• Droit à la portabilité : Vous pouvez demander que vos données personnelles vous soient transmises ou soient transférées à un autre responsable de traitement dans un format structuré et couramment utilisé.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante : fmace@rgis.com.

• b. Droit de retirer son consentement

En soumettant votre candidature à ce poste, vous avez expressément consenti, conformément au présent avis, au traitement de vos renseignements personnels aux fins de gestion du processus de recrutement.

Lorsque vos données sont traitées pour la gestion de votre candidature et, le cas échéant, pour la possibilité de vous recontacter ultérieurement en vue de postes similaires sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans effet sur la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.  Pour ce faire, veuillez contacter notre équipe à l’adresse suivante : privacy@rgis.com.

Dès réception de votre demande de retrait de consentement, nous cesserons immédiatement le traitement de votre candidature. Conformément à notre politique de conservation des données, vos renseignements personnels seront supprimés ou anonymisés de manière sécurisée, sauf disposition légale ou réglementaire imposant une conservation supplémentaire.

• c. Délégué à la protection des données

Nous avons désigné un Délégué à la protection des données (DPD) chargé de veiller au respect de la présente déclaration de confidentialité et de superviser la protection de vos renseignements personnels.

Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre DPD à l’adresse suivante : fmace@rgis.com.

Conformément à la réglementation applicable, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
Service des Plaintes
3 Place de Fontenoy
75334 Paris Cedex 07
Site : www.cnil.fr