Comment se préparer à un inventaire ?
Etre capable de déterminer avec précision le nombre d'articles que votre entreprise a en stock, vous permettra de définir le stock réel, d'identifier les écarts et les problèmes à la fois de gestion de stocks et de contrôles. Ces informations vous permettront de prendre les bonnes décisions pour gérer les stocks endommagés, le vol, les produits à faible rotation et les processus de stockage.
Il est extrêmement important d’être préparé pour un inventaire, voici quelques règles à suivre pour un bon déroulement:
1. Etablir quel stock est la propriété de l’entreprise et son emplacement
Identifier les articles qui ont déjà été facturés à un client, mais dont le stock est toujours dans l’entrepôt / le magasin. Identifier également les marchandises reçus en entrepôt / magasin, mais pas encore facturées.
S’assurer que les produits détenus à différents endroits seront bien pris en compte.
2. L’endroit où aura lieu l’inventaire devra être propre et bien rangé et le stock à compter devra être clairement identifié
Des étiquettes posées sur les tablettes permettent d’identifier clairement l’emplacement du stock à compter et facilitent le travail des compteurs.
3. Outils nécessaires à l’inventaire
Listing de stocks théoriques
Listing des produits endommagés
Listing de comptage
Terminaux de saisie
4. N’autorisez pas l’utilisation de radio ou portable, ni le bavardage
Soyez attentif aux distractions qui peuvent rapidement conduire à des erreurs.
5. Chaque article de votre stock doit être compté. Ne jamais estimer!
Les stocks constituent généralement les plus importants actifs détenus par une entreprise, il est donc nécessaire d’en effectuer une juste évaluation pour assurer la fidélité des comptes.
Tâche fastidieuse mais obligatoire, au moins une fois par an, l’inventaire de stocks permettra d’obtenir une évaluation des quantités fiable et précise.
6. Identifier les écarts entre les stocks théoriques et les quantités réelles
L’inventaire permet d’identifier d’éventuels écarts entre les quantités théoriques (telles qu’elles sont calculées par le logiciel informatique, compte tenu des entrées et des sorties) et les quantités réelles (telles qu’elles ont été recensées par les équipes de comptage). Les raisons pouvant expliquer de tels écarts sont : la perte, le vol, la dégradation, les erreurs sur les quantités livrées ou expédiées.
7. Mettre à jour vos données
A la fin de l’état des lieux, les résultats sont remis à la comptabilité qui se chargera du rapprochement des chiffres théoriques et réels, puis procédera à la nouvelle évaluation du stock.